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Datenschutzerklärung für Kund:innen VELEDES Verband

jegliche Art von VELEDES-Mitgliedern, Ausbildungs- und Prüfungsbetrieben, Berufsbildner:innen, Chefexpert:innen, Kandidat:innen, Prüfungsexpert:innen, Teilnehmer:innen unserer Weiterbildungsangebote, Vertreter:innen von Kantonen

1. Über uns
VELEDES ist der Berufsverband der Lebensmitteldetaillisten Schweiz, mit Sitz in Dübendorf. Im Mandatsverhältnis organisieren wir die praktischen Abschlussprüfungen (Qualifikationsverfahren) im Anschluss an die 2- respektive 3-jährige Lehre im Detailhandel der Branche Lebensmittel. VELEDES ist nur in der Schweiz tätig und somit nicht Teil des Europäischen Wirtschaftsraumes. Im Rahmendes Qualifikationsverfahrens verwenden wir das Programm Ilias und für die Verwaltung der Finanzdaten das Programm Navision. VELEDES ist nur für das Qualifikationsverfahren aus der Deutsch- und Westschweiz zuständig. Für dieAusbildungs- und Prüfungsbetriebe, Berufsbildner:innen, Chefexpert:innen,
Kandidat:innen, Prüfungsexpert:innen und Vertreter:innen des Kantons Tessin, wenden Sie sich bitte an SIC Ticino.

Wir schützen Ihre Privatsphäre und Ihre privaten Daten. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre Personendaten in Übereinstimmung mit dem Inhalt der vorliegenden Datenschutzbestimmungen sowie den anwendbaren Datenschutzvorschriften,insbesondere dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). In den vorliegenden Datenschutzbestimmungen erläutern wir, welche Personendaten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen [oder allgemeine Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente] spezifische Sachverhalte. Wir bitten Sie daher, die nachfolgenden Ausführungen sorgfältig durchzulesen.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz («revDSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.


2. Kontakt
Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz stehen Ihnen folgende Kontaktpersonen zur Verfügung:

Kontaktdaten:

1. Kontaktperson: Pascale Meister
2. Kontaktperson: Jacqueline Belser
E-Mailadresse: info@veledes.ch
Telefonnummer: 058 911 65 75

3. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites von deren Nutzern erheben.

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von anderen Unternehmen, von Behörden und sonstigen Dritten (wie z.B. Kreditauskunfteien, Adresshändler). Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (damit wir z.B. mit Ihrer Hilfe Geschäfte mit Ihrem Arbeitgeber abschliessen und abwickeln können), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, Marketing/Verkauf, etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing), Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).


4. Cookies
Zu den Personendaten zählen auch Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseite (www.veledes.ch). VELEDES verzichtet auf Cookies. Die Nutzung der Webseite wird anonymisiert ausgewertet.

Sofern wir Ihre IP-Adresse erheben, wird diese nur für die Zeit Ihrer Nutzung der Webseite gespeichert und im Anschluss daran unverzüglich gelöscht oder durch Kürzung anonymisiert.


5. Umfragen
Umfragen, welche im Rahmen der Verbandstätigkeiten durchgeführt werden, können auf freiwilliger Basis mit den Kontaktdaten versehen werden. Ansonsten werden die Daten anonymisiert ausgewertet und für die Dauer von 5 Jahren aufbewahrt. Die Daten aus der Umfrage werden für interne Statistiken und Verbesserungszwecke verwendet.

Für die Umfragen wird das Tool «Google Forms» verwendet. Welche Daten von dem Programm gespeichert werden, finden Sie unter folgendem Link: https://policies.google.com/privacy?hl=de  (Stand 21.08.2023)


6. Verwendungszweck
Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unsere Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartnern abzuschliessen und abzuwickeln, so insbesondere im Rahmen der Verbandstätigkeit mit unseren Kunden und den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen von unseren Lieferanten und Subunternehmern, sowie um unseren gesetzlichen Pflichten im In- und Ausland nachzukommen. Wenn Sie für einen solchen Kunden oder Geschäftspartner tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls davon betroffen sein.

Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

  • Erbringung vertraglicher Leistungen;
  • Kontaktanfragen und Kommunikation;
  • Verwaltung und Beantwortung von Anfragen;
  • Bewerbungsverfahren;
  • Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Website, Apps und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind;
  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition;
  • Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen), soweit Sie der Nutzung nicht widersprochen haben (wenn wir Ihnen als bestehender Kunde von uns Werbung zukommen lassen, können Sie dem jederzeit widersprechen, wir setzen Sie dann auf eine Sperrliste gegen weitere Werbesendungen);
  • Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung;
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen und Betrugsbekämpfung);
  • Gewährleistung unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites, Apps und weiteren Plattformen;
  • Videoüberwachung zur Wahrung des Hausrechts und sonstige Massnahmen zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und Schutz unserer Mitarbeiter und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werte (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen);

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei Ihrer Anmeldung zum Erhalt von Newslettern oder Durchführung eines Background-Checks), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.


7. Grundsätze der Datenbearbeitung
Bei der Datenbearbeitung berücksichtigen wir die Grundsätze der Rechtmässigkeit, der Verhältnismässigkeit, der Zweckbindung, der Transparenz – insbesondere der Erfüllung der Informationspflichten – und der Datensicherheit.


8. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten
Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.


9. Datensicherheit
Alle Informationen, die wir abspeichern, werden auf Servern in der Schweiz oder in Frankfurt, respektive Köln, Deutschland, gespeichert. In enger Zusammenarbeit mit den Betreibern (ionesoft GmbH in Wabern und Amann Informatik AG in Reinach BL) treffen wir angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor fremden Zugriffen, Verlusten, Missbrauch und vor Fälschung wie etwa Schulungen, IT- und Netwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung, Kontrollen. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte kann nicht gewährleistet werden.


10. Weitergabe von Personendaten und Datenübermittlung ins Ausland
VELEDES gibt im Rahmen seiner geschäftlicher Aktivitäten und Zwecke gemäss Ziff. 6, soweit erlaubt und es angezeigt erscheint, auch Dritten bekannt, sei es, weil sie diese für VELEDES bearbeiten, sei es, weil sie diese für eigene Zwecke verwenden wollen. Dabei geht es insbesondere um nachfolgende Firmen, externe Partner und Personen (in alphabetischer Reihenfolge. Wir verweisen mittels nachstehenden Links auf die jeweiligen Webseiten der Unternehmungen, damit ersichtlich ist, welche Daten gespeichert werden:

Im Rahmen der Tätigkeiten rund um das Qualifikationsverfahren:


Im Rahmen der Verbands-Tätigkeiten:

*Diese Firmen haben eine Auftragsdatenvereinbarung mit VELEDES und geben die Daten nicht weiter.  

Personendaten im Sinne dieser Datenschutzbestimmungen, sind alles Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person, wie unter Punkt 3 «Kategorien der betroffenen Personen» angegeben, beziehen.

Folgende mögliche Daten können im Rahmen unserer Arbeiten sowohl im Qualifikationsverfahren als auch bei den Verbandstätigkeiten, an obgenannte Firmen, externe Partner und Personen, weitergegeben werden:

  • Name, Vorname und Adresse
  • Telefonnummer und Emailadresse
  • Daten rund um den Lehrvertrag
  • Geburtsdatum
  • Informationen zum Ausbildungs- und Prüfungsbetrieb
  • Prüfungsexpert:innen Bewerbungsdaten
  • Mitgliederstammdaten
  • Finanzdaten (Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, …)

VELEDES gibt keine Daten an Drittpersonen, wie Lieferanten und für Werbezwecke weiter, ausser an nachfolgende Firmen, externe Partner und Personen (in alphabetischer Reihenfolge), welche in ihrer Funktion entweder Zugriff auf unsere Daten haben, inklusive Personendaten oder ihnen werden, im Zuge einer Zusammenarbeit, Personendaten von VELEDES weitergegeben. Wir verweisen mittels nachstehenden Links auf die jeweiligen Webseiten der Unternehmungen, damit ersichtlich ist, welche Daten gespeichert werden:

Im Rahmen der Tätigkeiten rund um das Qualifikationsverfahren (Kategorien der betroffenen Personen):


Im Rahmen der Verbands-Tätigkeiten (Kategorien der betroffenen Personen sind in diesem Falle die VELEDES-Mitglieder):

*Diese Firmen haben eine Auftragsdatenvereinbarung mit VELEDES und geben die Daten nicht weiter.  

Personendaten im Sinne dieser Datenschutzbestimmungen, sind alles Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person, wie unter Punkt 3 «Kategorien der betroffenen Personen» angegeben, beziehen.

Folgende mögliche Daten können im Rahmen unserer Arbeiten sowohl im Qualifikationsverfahren als auch bei den Verbandstätigkeiten, an obgenannte Firmen, externe Partner und Personen, weitergegeben werden:

  • Name, Vorname und Adresse
  • Telefonnummer und Emailadresse
  • Daten rund um den Lehrvertrag
  • Geburtsdatum
  • Informationen zum Ausbildungs- und Prüfungsbetrieb
  • Prüfungsexpert:innen Bewerbungsdaten
  • Mitgliederstammdaten
  • Finanzdaten (Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, …)

Alle Empfänger können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behörden, Banken etc.).

Die Empfänger befinden sich im Inland, können aber irgendwo auf der Erde sein. Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar sind), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.


11. Links
Unsere Webseite enthält Verknüpfungen zu Webseiten von Drittanbietern. Wir übernehmen keine Verantwortung für die Inhalte und Sicherheitsmassnahmen auf externen Webseiten, die Sie durch die Verwendung von Links erreichen können. Es ist wichtig, sich direkt auf den entsprechenden Webseiten über den Datenschutz zu informieren.


12. Profiling und automatisierte Entscheidfindung
Wir verarbeiten Ihre Personendaten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling insbesondere ein, um Sie zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können. Dabei setzen wir Auswertungsinstrumente ein, die uns eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschliesslich Markt- und Meinungsforschung ermöglichen.

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung und auch sonst nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung (wie etwa in Art. 22 DSGVO geregelt). Sollten wir solche Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist und Sie über die damit zusammenhängenden Rechte aufklären.


13. Änderungen dieser Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit ohne Vorankündigung mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine jeweils aktuelle Version ist auf unserer Webseite (www.veledes.ch) verfügbar. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.


14. Rechte der betroffenen Person
Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen, insbesondere jener für Zwecke des Direktmarketings, des für Direktwerbung betriebenen Profilings und weiterer berechtigter Interessen an der Bearbeitung sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits in Ziff. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. informiert. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 2 angegebenen Adresse kontaktieren.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen.  Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).


14. Schlussbestimmungen
Soweit der Rechtsweg nicht nach Art. 61 des Bundesgesetzes über die Berufsbildung bestimmt ist, gilt als Gerichtsstand der Hauptsitz des VELEDES Verbandes in Dübendorf.

Bei Rechtsstreitigkeiten zählt die deutsche Version der Datenschutzbestimmung.

 

Marcel Mautz
Geschäftsführender Präsident VELEDES

Stand: Dübendorf, 01.09.2023

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